1. LA INFORMÁTICA Y LA ORGANIZACIÓN

cuando se habla de la función informática se define en temas como aplicaciones tecnológicas,nuevos dispositivos y nueva forma de elaborar información consistente y la base que lo hace posible es la información.

puntos que se deben considerar en el significado de la informacion dentro de la funcion informatica:

1. la informacion debe ser almacenado y procesada por computadora.
2. debe ser confidencial para algunas personas.
3. puede ser utilizada y divulgada.
4. puede ser saboteada o verse afectada por un fraude.

la administración es el proceso de crear diseñar y mantener un ambiente en el que el personal pueda trabajar de tal forma que pueda alcanzar las metas seleccionadas.

funciones de la administración:

• planear
• organizar
• integrar
• dirección
• control

1.1 importancia de la función informática

Directa o indiractamente, usted interactua con el mundo moderno con una computadora:en los cajeros automaticos de los bancos, la comprade un boleto de avion, en la oficina,en la simple orden de amburguesas que comeen el restaurante.es pues muy familiar,para todo el que hacer del hombre actual el manejo de programas de computo,así como de la información generada por estos medios.

1.2 importancia de la administración de la función informática

A las empresas que poseen el centro de computo mas modernos les preocupa constantemente el control y la seguridad de la información ,por medio de procedimientos ágiles que influyan la confiabilidad y la restricción en el uso de la misma

1.3 la funcion informatica y la relacion con el ciclo competitivo de las organizaciones

las organizaciones hoy en dia las organizaciones requieren de sistemas manuales o automatizados que les proporciones rapides en el acceso de la informacion, es por eso hoy mas que nunca dependen de un sistema que involucre herramientas que proporcionen velocidad,eficacia,estabilidad de manejo de grandes volumenes de informacion para lograr una toma de deciciones oportuna.estas nuevas demandas obligan a las organizacionespequeñas, medianas o grandes a contar con equipos y sistemas de informacion.

el objetivo de un sistema de informacion es proveer herramientas que permita estandarizar tareas y procesos dentro de las organizaciones, para permitir a los ejecutivos toma de deciciones centradas principalmente a sus recursos humanos. ademas, es importante que cuente con seguridad en el momento que se deven de tomar deciciones. Existen en las organizaciones tres niveles que se pueden esquematizar asi :

los beneficios seran :

• un alto grado de control en los procesos interno.
• un flujo dinamico en el manejo de los recursos de la empresa.
• sistema de informacion con la misma filosofia en cada proceso en las diferentes empresas de grupo.

1.4 tendencia de las tecnologías de información

Tendencia de las tecnologías de información Cuando se habla de tecnología de información, entramos en un territorio de fronteras cada vez más amplias y difusas (por la capacidad simbiótica de mezclarse con otras tecnologías), y de cambios cada vez más frecuentes. Hay que entender que desde la invención del teléfono, hasta la era del fax, pasaron casi 80 años, mientras que de la del fax a la de Internet pasaron solo 15 y que desde entonces hasta ahora, las tecnologías basadas en comunicaciones alámbricas e inalámbricas e Internet, se desarrollaron a una velocidad tal que se llegó a acuñar el concepto del año web, el cual dura 3 meses, imprimiéndole al mercado y a los negocios una dinámica muy especial. El futuro ambiente tecnológico (que ya comenzó), deberá considerar la adopción de modelos de negocio centrados en la web, que utilizan herramientas y estándares de Internet, y garantizan la omnipresencia de los servicios y la información (cualquier momento - cualquier lugar), organizándose en forma federalizada y con una arquitectura de tres niveles claramente separados: la interface al usuario, la lógica de negocios y la gerencia transaccional de las bases de datos.

1.4.1 Tendencias de Hardware, Software, datos y comunicaciones 

Para manejar la transición hacia el nuevo ambiente se sugiere:

• Revisar el modelo de negocios en función de las reglas definidas y analizar constantemente las necesidades de información acorde al entorno.
• Definir una visión tecnológica que responda a las funciones o procesos organizacionales y no a la estructura organizativa, pues si esta cambia, la visión tecnológica perdería vigencia o ameritaría ser revisada. 
• Considerar a la gente como parte de cualquier estrategia de actualización tecnológica, ayudándolos a adquirir las capacidades para comprender, asimilar y adoptar las nuevas facilidades de transformación.
• Evaluar la conveniencia del modelo de contratación delegada a terceros (outsourcing) en el análisis de costos y seguridad.
• Simplificar y unificar la diversidad de plataformas y ambientes de desarrollo, así como consolidar las bases de datos. 
• Identificar oportunidades de racionalización y reorganización apoyados en la tendencia convergente de tecnologías de datos, voz y vídeo. 
• Utilizar aceleradores “middleware” que permitan portar las aplicaciones existentes al nuevo ambiente, minimizando esfuerzos y dedicándolos a satisfacer requerimientos nuevos que no se hayan atendido o que se vayan a presentar en el futuro inmediato. 
• Extender el uso de la tecnología SAN (Storage Area Network) para el manejo de archivos, revisar los mecanismos de almacenamiento secundario y la evaluación profunda de las estrategias de Data Warehousing. 
• Adoptar servicios de respaldo remoto, contingencia de datos y aplicaciones, virtualización y otras estrategias habilitadas por la tecnología.

      1.4.2 La calidad total en la administración de las tecnologías de la información

¿Qué es la calidad en los Sistemas de Información? 

La administración de la calidad total es un concepto que hace de la calidad una responsabilidad total a ser compartida por todas las personas dentro de una institución, con el alcance del control de calidad considerado como un fin en sí mismo. 

¿Cómo contribuyen los Sistemas de Información a la administración de la calidad total?

 Mientras más trata una empresa de llevar a cabo su programa, más los sistemas de información pueden contribuir a su éxito en toda la empresa. Los sistemas de información pueden desempeñar un papel especial en los programas corporativos de calidad porque están profundamente involucrados con el trabajo diario de otros departamentos a lo largo de toda la institución. 

La necesidad de aseguramiento de la calidad en el software 

La producción de software es única y presenta su propio conjunto de problemas. Una característica especial del desarrollo de software es que su meta normal es construir sólo un ejemplar del producto final. Para la mayor parte de los productos manufacturados una vez que se inicia el desarrollo, se fabrican cientos, miles o aun millones de copias del producto. Con el software, los problemas de calidad deben resolverse desde la primera vez; el diseño debe ser de la más alta calidad a la primera.

El cumplir con las necesidades del usuario puede ser difícil en un proceso en donde el usuario final se compromete con el producto antes de que éste se haya construido. La mayor parte de los proyectos de desarrollo de sistemas se inicia en la definición de los requerimientos de información del usuario y en las especificaciones en la forma de análisis de sistemas y documentos de diseño. 

Mantenimiento 

El mantenimiento, el proceso de modificación de un sistema en uso productivo, es la fase más cara del proceso de desarrollo de sistemas. La empresa puede experimentar fuertes cambios internos en su estructura o liderazgo, o el cambio puede venir del medio ambiente. Estos cambios organizacionales afectan los requerimientos de información. Pero una causa igualmente común de problemas de mantenimiento a largo plazo es el análisis de requerimientos de información. Para ser capaz de manejar el mantenimiento rápida y económicamente, un sistema de software debe ser flexible. Un sistema flexible puede ser reparado de manera más rápida y fácil cuando ocurran los problemas. Tal sistema puede también ser modificado a medida que los requerimientos de los sistemas cambien con el tiempo, que es con toda seguridad lo que ha de pasar. De lo contrario un sistema que pueda tener éxito en el corto plazo puede ser un fracaso en el largo. La inflexibilidad es un problema muy común. Sin embargo, aun cuando diseñen un sistema flexible, la flexibilidad puede llegar a verse como demasiado cara y consumidora de tiempo. Sus beneficios no siempre son comprendidos o apreciados por los usuarios.

Monsergas y defectos 

Un problema importante con el software es la presencia de monsergas ocultas o defectos en el código de programas. Es imposible eliminar a todas las monsergas de los grandes programas. La fuente principal de monsergas es la complejidad del código de toma de decisiones. 

Pero la presencia de estas monsergas puede tener resultados costosos y aun desastrosos Un sistema de calidad debe:

• Alcanzar las metas de los negocios articuladas por el departamento de usuarios. 
• Operar a un costo aceptable, dimensional mente congruente con el valor producido para la empresa. 
• Cumplir escrupulosamente con las normas de desempeño definidas (como tiempo de respuesta y disponibilidad de sistemas).
• Producir un resultado preciso y confiable. 
• Ser fácil de aprender y utilizar. 
• Ser flexible.

Algunas soluciones a problemas de calidad en Sistemas de Información. 

Los sistemas de información son complejos, y las soluciones a problemas de calidad también.

El papel de las metodologías

Para limitar los problemas e incrementar la calidad al construir sistemas, los desarrolladores deben empezar con una metodología disciplinada que establezca normas para todas las fases del proyecto. Las buenas metodologías de desarrollo se refieren a las metodologías de desarrollo estructurado, donde se proporciona: 

• Métodos probados para determinar y documentar las especificaciones del sistema y su diseño. 
• Normas de programación cuyo resultado sea un código comprensible, susceptible de mantenimiento y que no sea demasiado complejo. 
• Lineamientos para el desarrollo de parámetros de medición de calidad que sean aceptados por todas las partes interesadas, antes de su desarrollo. 
• Normas y métodos para probar el sistema. 
• Herramientas de software para ser usadas en todas las fases para estandarizar el trabajo en el proyecto y mejorar la calidad en el resultado. 
• Métodos de control del proyecto, en donde se incluyan numerosas marcas y se requiera la autorización del usuario.

 1.4.3 Re-ingeniería de la administración de las tecnologías de la información

La re-ingeniería de los procesos surge como respuesta a las in-eficiencias propias de la organización funcional en las empresas y sigue un método estructurado consiste en:

▪ Identificar los procesos clave de la empresa.

▪ Asignar responsabilidades sobre dichos procesos a un “propietario”.

▪ Definir los límites del proceso.

▪ Medir el funcionamiento del proceso.

1.5 Nuevas responsabilidades del directivo informático

1. Administrar y supervisar la planta técnica y administrativa asignada.

2. Organizar las funciones, responsabilidades y actividades de la planta técnica y administrativa asignada, manteniendo actualizada y debidamente documentada tal organización, y en especial las funciones, responsabilidades y actividades de los secretarios técnicos que lo asistan.

3. Realizar toda incorporación y/o desarrollo de nuevas tecnologías o recursos, ya sea que se adquieran a terceros y/o se desarrollen en la organización, en forma coordinada con los futuros usuarios y receptores de las mismas y con los responsables de las distintas áreas a las que estos pertenezcan, involucrando a estos últimos en forma previa a cualquier incorporación y/o desarrollo, para asegurar una correcta y completa evaluación de los objetivos que se persiguen, de las necesidades a las que se atenderán y del impacto que tendrá la incorporación de la nueva tecnología y/o desarrollo.

4. Resguardar y aumentar el capital estructural que la organización adquiera a través del desarrollo de las actividades del departamento, manteniendo a tal fin debida documentación referida a las tecnologías y recursos existentes y a las que se incorporen ya sea adquirida a terceros o por desarrollos propios.

5. Administrar, guardar y preservar las herramientas, hardware y software instalados en las dependencias en las que funcione el departamento y espacios físicos para alojar equipamiento informático y de comunicaciones que se ponga a disposición para uso de usuarios.

6. Realizar una memoria informativa anual de las actividades del departamento, aparte de los informes periódicos que se considere necesario formular o que le sean solicitados.

7. Convocar periódicamente las reuniones del departamento y documentar lo tratado en las mismas.

1.6 Ubicación de las diferentes estructuras organizacionales

Las organizaciones son agrupamientos humanos que persiguen objetivos comunes, en forma racional y consciente, que a su vez están sujetas a una serie de restricciones y en base a determinados recursos.

La determinación de objetivos permite a la organización contar con una guía en su accionar.

Toda organización durante su existencia realiza un proceso cíclico (por períodos) de formulación de objetivos. Previo a esto, en el nivel superior se define la misión de la organización, cuyo concepto posee mayor relevancia y en el tiempo mayor duración que el de objetivos.

La misión de una organización consiste en la expresión de su razón de existir. Posee características que superan el espacio temporal y espacial de la organización, con lo cual, queremos decir que se ubica delante de Cualquier objetivo particular. En definitiva, la misión es la definición precisa de la actividad central de la organización y guía el destino de la misma. Si bien, debe estar sujeta a revisiones periódicas, una misión perfectamente definida, debe poder perdurar por mucho tiempo.

Una vez que la organización haya podido definir con precisión su misión, es posible la determinación de objetivos que sean específicos, realistas y conducentes de su accionar.

Por lo tanto, el punto de partida del diseño estructural es la consideración de la misión de la organización, ya que ella fundamentará sus objetivos, estrategias, los planes y sus actividades.

1.6.1. Organización de emprendedores

Son instituciones con estructuras muy sencillas. Empresa joven y pequeña en un medio ambiente de cambio rápido dominada por un inversionista y administrada por un solo director general. Los sistemas de información están pobremente planeados.

La idea predominante es la dirección. Las actividades giran en torno del director general, quien ejerce el control personalmente, por ello la coordinación la lleva la cumbre estratégica mediante supresión directa. Mínimo de personal, mínima línea media y escaso staff de apoyo.

Posiblemente uno de los temas que más han ganado en notoriedad dentro de las distintas culturas latinoamericanas a partir de la globalización financiera y de negocios, tiene que ver fuertemente con los empresarios - emprendedores y los distintos modelos de creación / desarrollo organizacional.

1.6.2. Organización maquina

 Es la consecuencia de la industrialización donde se enfatiza la estandarización del trabajo. Elabora su administración necesitando análisis para diseñar y mantener sus sistemas y de estandarización. La dependencia que se genera de estas les otorga un cierto grado de autoridad informal.

1.6.3. Organización burocracia divisional izada

Es una serie de entidades más bien independientes que se encuentran unidas por una administración suelta. A diferencia de la burocracia profesional, las divisiones se encuentran en la línea media y no en el centro operativo.

1.6.4. Organización burocracia profesional

Se apoya en la estandarización de conocimientos y habilidades bien entrenados para realizar las tareas operativas se entrega poder no solo a ellos si no a quienes los seleccionen y adiestran.

 La estructura es muy descentralizada. Los profesionales trabajan en forma independiente.